Comunicarea este procesul prin care Emitatorul transmite un mesaj Receptorului. Emitatorul transpune mesajul in cuvinte, cuvintele sunt codificate în semnale si decodificate de receptor. Receptorul formuleaza apoi raspunsul, care este din nou codificat si decodificat de fostul emitator. Intr-o forma ideala de comunicare, emitatorul si receptorul se inteleg perfect, iar comunicarea dintre ei este eficienta. Totusi, modelul se refera si la cateva posibile greseli în acest proces: sursele externe (zgomote, întreruperi) tulbura procesul de comunicare.
Lipsa de confort pentru cei prezenti implicati in comunicare, diferentele de limbaj, distorsiunile de orice fel pot, de asemenea, altera procesul. Ca atare, comunicarea intre parti sufera din cauza distragerilor, iar persoanele respective nu se pot concentra asupra comunicarii. Procesul de codificare si decodificare nu este nici pe departe perfect. De exemplu, emitatorul vorbeste in limba engleza, receptorul decodifica in romana si raspunde din nou in engleza, eventual cu ajutorul uni tert, interpretul, translatorul. Partile din procesul de comunicare nu sunt intotdeauna obisnuite sa dea feed-back, sa verifice daca au înteles ce informatii au primit, sa puna intrebari clarificatoare atunci cand nu inteleg mesajul.
Feed-back-ul perfect este acela in care Receptorul repeta mot-a-mot mesajul Emitatorului. In realitate insa, acest lucru nu este posibil din motive evidente. In realitate, procesul de comunicare, desi direct influentat de feed-back, nu beneficiaza decat foarte rar, aproape niciodata, de finalitatea perfecta despre care vorbeam. Exista situatii cat se poate de reale din viata noastra profesionala, dar si personala, care ar putea fi pozitiv schimbate cu ajutorul unui feed-back. Daca vorbim despre viata personala, feed-back-ul este necesar in relatia cu partenerul, in relatia cu prietena cea mai buna si cu grupul de amici.
Parintii nostri apreciaza mereu un raspuns la invitatia la masa de sarbatori pe masura dragostei si aprecierii noastre. Vecinii nostri vor privi cat se poate de pozitiv atunci cand vor primi o reactie in sensul rugamintii de a nu mai parca pe locul masinii lor. Exemplele pot continua… In mediu profesional, lucrurile sunt la fel de importante. Am alcatuit o lista de MUST-uri, fara pretentia de a fi acoperit intreaga paleta de posibilitati insa.
– La intalnirile cu clientii sau partenerii, verifica faptul ca ai inteles perfect ceea ce acestia iti transmit.
– Repeta-le numele atunci cand faceti cunostinta – este o metoda foarte buna de a ti-l intipari in minte.
– Asigura-te ca intalnirile pe care le organizezi sunt intr-un cadru potrivit care sa nu distorsioneze sau sa influenteze in niciun fel comunicarea.
– Reia telefonic legatura cu cel cu care tocmai ai avut intalnire, chiar daca v-ati spus tot ce era de spus. Repeta-i momentele generale pe care le-ai retinut si asigura-te ca sunt corecte.
– Cere periodic feed-back din partea clientilor si partenerilor cu privire la produsele sau serviciile pe care i le livrezi.
– Atunci cand tii prezentari in fata unei audiente si iti prezinti produsele, asculta cu atentie feed-back-ul pe care il primesti cu privire la orice aspect din discursul tau.
– Fii in mod special atenta la limbajul non-verbal cuprins in feed-back-ul pe care il primesti de la partenerii de discutie – peste 55% din procesul de comunicare este realizat de limbajul trupului, de expresiile faciale si corporale involuntare si doar 7% din lucruri sunt spuse prin cuvinte.