Prezentarile in PowerPoint au devenit standardul unanim acceptat pentru majoritatea prezentarilor de business. Motivele sunt legate de modul de utilizare facil, la indemana, eficient in crearea unui efect vizual potrivit cu mesajele-cheie emise, care sa dubleze comunicarea verbala. In plus, prezentarile PowerPoint sunt prietenoase, placute privirii, usor lizibile, usor de actualizat si foarte eficiente. Totusi, experienta ne invata ca ele pot sa nu aiba succesul scontat, chiar si in cazul unui prezentator cu experienta. Secretul consta in a te asigura ca slide-urile tale sunt un ajutor vizual pentru materialul prezentat si nu o distragere de la acesta. Pentru a obtine de la o prezentare .ppt cele mai bune rezultate, evita cateva din cele foarte des intalnite capcane:
Slide-uri cu prea mult text
Esenta prezentarii PowerPoint este aceea de a sustine activ prezentarea orala. Prezentarea PowerPoint este doar o etapa a pregatirii efectuate inainte de o prezentare, nu reprezinta in niciun caz intreaga pregatire necesara unei prezentari eficiente. Proiectarea slide-urilor reprezinta o buna cale pentru descrierea grafica a unei idei sau pentru asigurarea unei priviri de ansamblu pe care sa o completezi verbal cu explicatii si sa o imbogatesti cu detalii pregatite in prealabil. Slide-urile nu sunt potrivite pentru a reda detalii ample, paragrafe lungi sau fraze interminabile. Limiteaza-ti slide-urile la 3-5 linii de text si utilizeaza cuvinte sau propozitii scurte pentru a exprima punctele pe care vrei sa le atingi. Astfel, audienta va putea sa „digere” si sa retina elementele-cheie mult mai usor. Pe de cealalta parte, nu utiliza slide-urile pentru a face o schita a intregii tale prezentari.
Cliseele vizuale
Prezentarile PowerPoint isi dovedesc eficienta in primul rand prin structura pe care o dam slide-urilor: clara, scurta, concisa, la obiect. Prezentarea in sine poate fi ampla si detaliata. Orice incarcare in plus insa a slide-urilor reprezinta o incarcare si a atentiei receptorilor, cei esentiali in finalizarea unui proces de comunicare perfect. Cliseele vizuale ce apar din pacate prea des in prezentarile .ppt sunt:
– efectele sonore: acestea capteaza atentia audientei, dar o pot si distrage. Se poate intampla ca o prezentare cu mai multe efecte si derulari de slide-uri, tinuta pe un computer mai putin performant decat acela pe care a fost creata, sa mearga mult mai incet. Rezultatul este, evident, unul dezastruos, iar mesajul pe care incerci sa-l comunici va fi estompat.
– imaginile ClipArt: sunt atat de raspandite incat nu arata decat o lipsa de creativitate. Mai bine utilizeaza propriile tale imagini preluate din realitate si scanate sau unele de calitate ridicata. Capturile de ecran, in timpul diverselor programe sau pe anumite site-uri web, pot adauga realism prezentarii informatiilor despre acestea.
– template-urile: sunt usor recognoscibile de catre un ochi antrenat si te forteaza sa-ti incadrezi propriile idei in formatul respectiv predefinit. In plus, de cele mai multe ori contin backgroud-uri care distrag atentia si combinatii nepotrivite de culori. Cel mai bine este sa iti creezi un look distinct sau sa utilizezi logo-ul companiei intr-un colt al ecranului.
Cititul textelor direct de pe slide-uri
O prezentare orala ar trebui sa fie axata pe comunicarea interactiva si pe ascultare, nu pe lectura impersonala catre audienta. Exprimarea orala este mai scurta, mai putin formala si mai directa. Cititul transforma o prezentare intr-o insiruire de informatii fara valoare.
Interactivitatea, ascultarea activa, comunicarea eficienta intr-o prezentare se realizeaza printr-o temeinica pregatire prealabila a subiectelor abordate. Nimic nu trebuie sa te ia prin surprindere, nicio intrebare nu trebuie sa ramana fara raspuns, niciuna dintre persoanele din audienta nu trebuie sa se indoiasca de expertiza ta in domeniu, iar asta nu se poate realiza decat prin pregatire si prin exercitiul prezentarii in PowerPoint. Asa ca puneti maina pe un subiect care va intereseaza si pe care il stapaniti, faceti o prezentare PowerPoint, asezati-va comod in fata unei oglinzi si… LET THE TRAINING BEGIN!
Chestia cu cititul de pe ecran/foaie mi se pare cea mai mare prostie pe care poti sa o faci atunci cand vorbesti in public. Daca citesti arati ca nu stii nici ce ai scris tu acolo, deci ca ideile nu iti apartin. In plus, nu exista contact vizual cu publicul.
Am avut profesori care citeau de pe foaie cand predau si vreau sa zic ca nimeni nu era atent la cursurile alea. mai bine zici o prostie si o repari pe urma, ca doar esti om si tu, decat sa turui non-stop.
Da, Marcela, profesorii din invatamantul traditional, sa nu zic invechit, nu s-au gandit o clipa sa ia niste cursuri de public speaking de exemplu, sa faca un training de train the trainers sau sa aiba o minima abordare estetica a cursurilor lor. Buna observatie!